Achter de schermen bij Circuit Zandvoort
Op het moment dat de eerste bezoekers het circuitterrein op komen, moet achter de schermen al heel veel geregeld zijn. Medewerkers moeten op de juiste plek staan, materialen moeten beschikbaar zijn en iedere ruimte moet klaar zijn voor gebruik. Maar wat komt er eigenlijk allemaal kijken bij de voorbereiding van zo’n groot raceweekend? We spraken collega Ani, die hier verantwoordelijk voor is.
Een schoon evenement
De voorbereiding
De voorbereiding begint al in juni en loopt door tot en met november. In de weken voor het raceweekend wordt de operatie steeds verder opgeschaald. Die opschaling is nodig, want Effektief is verantwoordelijk voor vrijwel het gehele circuitterrein. Van hospitality- en VIP-lounges en paddockruimtes tot sanitaire voorzieningen en publieksgebieden. Iedere locatie heeft daarbij zijn eigen wensen en kwaliteitsniveau, vertelt Ani.
Effektief en haar vaste partners
Samenwerkingen
Effektief doet dit samen met verschillende vaste partners. Zo verzorgt Kärcher de machines en is Zijlstra verantwoordelijk voor de werkkleding. "Dankzij deze samenwerkingen beschikken de medewerkers over de juiste uitrusting om optimaal te kunnen presteren. Samen zorgen we ervoor dat alles op rolletjes loopt."
Ervoor zorgen dat alles soepel verloopt, kan soms nog wel moeilijk zijn. Alles moet precies op tijd gereed zijn. Er wordt continu geschakeld, personeel wordt aangestuurd en dat terwijl je tegelijkertijd op meerdere locaties moet zijn. Het project vraagt om het snel op- en afschalen van teams. Ani vult aan: "Net als tijdens de race draait alles om timing, snelheid en teamwork".
"Een goede beleving begint soms juist met iets wat je nauwelijks bewust opmerkt: een schone, verzorgde en veilige omgeving."
Het resultaat van schoon
Een prestatie van het hele team
Soms komt het daarbij aan op minutenwerk, zoals de prijsuitreiking. Tussen het moment dat de coureurs het podium verlaten en de ceremonie begint, moet het podium in zeer korte tijd volledig schoon en representatief zijn. "We zorgen niet alleen voor een schone omgeving, maar ook voor rust en vertrouwen achter de schermen." Door vooruit te denken en snel te schakelen, ontzorgt Effektief de organisatie volledig. Zo kunnen bezoekers zich volledig richten op het evenement.
“Juist op zulke momenten moet je rustig blijven. Hoeveel er ook tegelijk gebeurt, overzicht houden en goed communiceren levert uiteindelijk het beste resultaat op.”
Een evenement van wereldniveau
Betrouwbare partner
Dat is misschien wel de belangrijkste les uit dit project. Snel kunnen schakelen is belangrijk, maar zonder goede voorbereiding, communicatie en teamwork kom je nergens.
En precies daar is Ani het meest trots op: dat we dit inmiddels al meerdere jaren met elkaar realiseren. Een evenement van wereldniveau, waarbij bezoekers vooral zien wat er op de baan gebeurt. Terwijl onze collega’s er achter de schermen voor zorgen dat alles eromheen blijft draaien. Ze vult aan: "Het is echt een prestatie van het hele team."
